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出国留学--档案应该放在那里？

栏目：热点导读人气：0发表时间：2023-09-10

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中国（教育部）留学服务中心（以下简称“中心”）档案存放是该中心的一项服务，下面给大家详细介绍一下出国留学档案转入转出存放时注意的问题：1、档案转入申请材料所需材料：以下材料均需电子版，需上传清晰的pd......

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中国（教育部）留学服务中心（以下简称“中心”）档案存放是该中心的一项服务，下面给大家详细介绍一下出国留学档案转入转出存放时注意的问题：

1、档案转入申请材料

所需材料：以下材料均需电子版，需上传清晰的pdf格式的扫描件。文件需小于1M

1、户口本首页（盖有公安局户口专用章和住址信息的页面）及本人页（如系集体户口无法提供首页，须上传户籍证明）；

2、护照个人信息页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供港澳通行证个人信息页）即有照片页；

3、前往留学所在地有效期内的学生签证页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供学生签注页）；

提示：（1）持电子签证入境的留学人员，请上传电子签证信，如：赴澳大利亚留学电子准签信；

（2）如签证已过期，除上传过期的学生签证外，还须上传有效期内的“长期居留卡”等最新有效签证材料。

4、国（境）外院校录取通知书（OFFER）（非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构（公司）进行翻译，上传中文翻译件，个人翻译无效）；

提示：（1）“录取通知书”应包含攻读专业，攻读学位（学士、硕士或博士）、学习时间等信息；请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便；

（2）如录取通知书（OFFER）中无明确学习起止时间及攻读学位信息，请提供补充材料，如：赴美国留学，请上传I-20；赴澳大利亚留学，请上传COE；赴韩国留学，请上传韩英文对照的表格“标准入学合格书”等；

5、已经在国（境）外就读者，除须上传上述国（境）外院校的录取通知书（OFFER）外，还须按下面情况任选其中一项上传：

（1）包含有效期的国（境）外院校“学生证”或“学生卡”；

（2）如果“学生证”或“学生卡”上无证件有效期，请另上传国（境）外院校开具的“在读证明”；

提示：如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构（公司）进行翻译，提供中文翻译件1份，个人翻译无效；请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便。

6、国内高中毕业生毕业后直接出国（境）就读者，需上传“高中毕业证书（盖章页）”；

2、档案转出申请材料

以下材料均需电子版，请上传清晰的pdf格式的扫描件，文件需小于1M。

1、上传具有人事档案保管权限的工作单位开具的“调档函”（须加盖人事章）原件或人才服务中心开具的“调档函”原件。调档函上应注明机要邮寄地址和档案接收机构全称，调档函抬头：“教育部留学服务中心留学人员档案室”；

根据人社部发〔2014〕90号文件规定，档案转递应通过机要交通方式或派专人送取，严禁个人自带档案转递。申请档案转出时，请选择【机要邮寄】方式，如档案接收机构未与机要局建立寄递关系，请与档案接收机构协商机要邮寄至有机要权限的上级单位。如均不可，请选择专人自取方式，此方式需要上传由档案接收机构出具的不能接收机要的情况说明，和单位指派的人事专办员的工作证件（须含照片）或身份证件，请将上述两项材料上传在补充材料处。情况说明需包含内容：1、存档人个人基本信息（姓名、性别、身份证号码）。2、档案接收机构名称及上级单位名称均未与机要局建立寄递关系，无机要权，因情况特殊需申请介绍人事部门的人事专办员姓名+工作证号码或身份证号码前往留服提取××同志档案。3、档案接收机构盖章、专办员电话、注明日期。专办员须按告知的自取时间，持身份证件和情况说明原件来中国留学服务中心办事大厅领取档案。

2、2019年8月5日之前已在中国留学服务中心存档的留学人员，需上传《存档卡》或《留学人员人事档案调转协议书》或《委托管理人事档案合同书》原件；如上述材料因个人保管不慎遗失，请上传身份证件及签字的遗失说明；

3、户口本首页（盖有公安局户口专用章和住址信息的页面）及本人页（如系集体户口无法提供首页，须上传户籍证明）；

4、上传国外学历学位认证书，如您获得的是纸质版认证书，需上传；如是电子证照版认证书（认证书编号为12位数字），无需上传；

5、在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员：如所有学历都做了认证，须上传所有国（境）外学历学位认证书原件；如有学历未做认证，须上传未做认证的学位证书的中文翻译件（由正规翻译公司加盖翻译业务专用章，个人翻译无效）；

6、上传回国工作就业报到或落户审批材料，以下三种只可选择一种办理，不能重复办理：

（1）《中华人民共和国教育部留学人员回国工作就业报到证》（以下简称《报到证》）原件1份，此《报到证》须在档案转出前参照教育部留学服务中心网上服务大厅（就业报到栏目在线办理。请注意：如您获得的是纸质版《报到证》，需上传；如是电子证照版《报到证》，无需上传。

（2）《留学人员工作分配（调整）通知单》1份，此材料为人力资源和社会保障部办理留学回国人员在北京落户手续的报到凭证，已获得此通知单的人员不能再申请办理《报到证》，直接上传此材料申请转出。

（3）《留学人员回京报到登记表》1份，此材料为京籍留学人员回国后选择在户籍所在区人力资源公共服务中心个人委托存档的办理凭证，办理此表后不能再申请办理《报到证》，直接上传北京市人才工作局盖完章的此表申请转出。

提示：以下情况可不上传就业报到材料：

（1）赴上海市就业的留学回国人员，就业报到手续在上海有关部门办理，故档案转出前无需申请办理《报到证》，请注意：如是北京常住户口人员赴上海市就业，请在转出前咨询中国留学服务中心：；

（2）考取国内全日制硕士、博士的留学人员，无需申请办理《报到证》；

（3）博士后进站者需咨询设站单位，是否需要办理《报到证》，如果无需办理，请将确认情况写成情况说明本人签字后上传至转出申请的补充材料处，可不上传《报到证》。

*如有其它特殊情况，无法办理提供报到证及上述其它就业报到材料的，可在转出前咨询中国留学服务中心：，或将个人情况写成情况说明，本人签字后上传至转出申请的补充材料处，中国留学服务中心工作人员视具体情况根据相关政策处理；

7、博士后及访问学者须上传驻外使领馆教育处开具的《留学回国人员证明》（赴港澳地区的提供中联办开具的《在港澳地区学习证明》）（自2020年11月1日起，取消《留学回国人员证明》，故已获得《留学回国人员证明》者仍需上传，未获得可不上传）；

8、办理档案转出手续时存档期限未到的，须在退费模块中上传交费发票原件或“教育部留学服务中心收款单”原件，并填写退款信息，进行费用结算审核；退费人员提交申请审核通过后，须按通知要求将交费凭证原件邮寄到我处。

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中国留学服务中心地址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层

收件人：教育部留学服务中心留学人员档案室

邮编:

中国留学服务中心档案室电话：010-

中国留学服务中心收到后会为您转交财务部门办理退款事宜。

如收费凭证已遗失，请在交费凭证上传位置上传本人亲笔签字的遗失说明，说明内容须包含“发票已遗失，暂不退费”，之后可正常办理档案转出手续。

9、请在收到档案寄出通知一个月内，与接收档案机构确认档案到达情况，请接收方在档案转递单回执上盖章，在系统中及时上传回执。

注意事项

*留学回国人员在办理档案转出时，若集体户口在中国留学服务中心暂时存放的，必须将户口一并迁出；

*为避免给您造成不必要的经济损失和不便，上述需邮寄国外学历学位认证书纸质版原件和《留学人员回国工作就业报到证》纸质版原件到中国留学服务中心的留学人员，须以中国留学服务中心所发邮件和短信为准。为保证您的申请能够及时被受理，请按通知要求在规定时间内将指定材料邮寄至中国留学服务中心，少寄或多寄均会影响您的档案转出手续办理。档案转出申请审核未通过或并未提交转出申请的留学人员，请不要邮寄材料至中国留学服务中心。

*党员组织关系在我处者，其党员组织关系须和档案同时转出，请完整填写党组织关系转出申请中所需信息，向中国留学服务中心提供接收方的党组织关系介绍信抬头名称，待中国留学服务中心审核通过后会通知您补交党费金额，请按通知要求在规定时间汇款至指定账号。并请注明“存档人员的姓名+出生日期+党费”字样；

*未在国（境）外取得学位或不能按上述要求提供转出材料的留学人员，请预先通过电话或邮件方式与中国留学服务中心取得联系，中国留学服务中心将视个人情况告知转出所需上传材料；

*就业落户审批完毕后，须40天内立即办理档案转出手续；

*如果在北京落户手续未办理成功，本人须及时将档案转回户籍所在地档案保管机构（户籍地人才机构须开具调档函）。

3、档案查阅

预约须知

*为便于核实信息，请按下列格式要求发送邮件：

邮件标题：单位名称+预约查阅××的档案

邮件正文：须包含被查阅人姓名和存档编号或身份证号码，同时需要提供用人单位联系人手机号码。

*预约成功后须严格按照预约时间和要求进行阅档，如因特殊原因需要取消此次预约，请在预约时间前一工作日15:00前，以邮件方式取消预约。

*如无法准时到达，需根据当天阅档情况顺延。未在预约时间内前来阅档且未取消预约，将会影响单位预约信誉。

注意事项：